Manejemen Pengawasan Dalam Bisnis

Kata Pengantar

            Alhamdulillah segala puji syukur kehadirat Allah swt yang telah memberikan limpahan rahmat, hidayah-Nya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul Manajemen Pengawasan dalam Bisnis. Sholawat serta salam selalu dilimpahkan kepada junjungan agung Nabi Muhammad saw, berserta keluarga dan sahabat. Kami menyadari bahwa dalam penulisan dan penyajian makalah ini masih banyak kekurangan dan kelemahan, untuk itu kami mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun untuk kemajuan makalah kami selanjutnya. Semoga makalah ini dapat bermanfaan bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Titik tolak yang digunakan dalam membahas pengawasan sebagai salah satu fungsi organik menejemen ialah definisi yang mengatakan bahwa pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Sasaran pengawasan menurut Henri Fayol adalah untuk menunjukan kelemahan-kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud memperbaiki dan mencegah agar tidak terulang kembali. Berbagai definisi yang dibuat menunjukan bahwa pengawasan merupakan usaha sadar dan sistematik untuk lebih menjamin bahwa semua tindakan operasional benar-benar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Ada ungkapan yang menyatakan bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi satu mata uang karena pelaksanaan rencanalah yang diawasi oleh sebaliknya pengawasan ditujukan pada usaha mencegah timbulnya berbaagai jenis dan bentuk penyimpangan atau penyelewengan, baik disengaja maupun tidak.

Dalam makalah ini kami mencoba menjelaskan lebih lanjut tentang masalah pengawasan.

1.2  Rumusan Masalah

1. Seberapa penting manejemen Pengawasan dalam sebuah bisnis?

         Batasan Masalah

Rumusan masalah dalam makalah ini membahas pada ruang lingkup manejemen pengawasan dalam bisnis.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Arti dan Tujuan             

      Pengawasan dapat didefinisasikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai[1]

      Robert J. Mockler telah menjelaskan unsur-unsur esensial proses pengawasan.

      Pengawasan menejemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.[2]

      Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian Pengawasan adalah proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bahwa semua yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Fungsi organik, pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajer, mulai dari manajer puncak hingga manajer bawah    yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.[3]

      Henry Fayol, salah seorang pelopor yang mendalami proses administrasi dan manejemen, yang tertuang dalam bukunya General and Industrian Administration, mengatakan pengawasan terdiri dari usaha verifikasi yang segala sesuatunya terjadi sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan dan asas-asas kerja yang telah ditentukan. Menurutnya sasaran pengawasan adalah menunjukan kelemahan-kelemahan dan kesalahan-kesalahan dengan maksud memperbaiki dan mencegah agar tidak terulang kembali.[4]

      Pengawasan mempunyai fungsi untuk menguji apakah pelaksanaan kerja berjalan dengan tertib, terarah atau tidak dan agar bertujuan kepada sasarannya, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai serta untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan agar menjadi benar dan mencegah pengulangan kesalahan.[5]

2.2 Prinsip-Prinsip Pengawasan

      Menurut George R. Terry, prinsip pengawasan adalah pengawasan efektif yang membantu suatu usaha untuk mengatur pekerja yang direncanakan, untuk memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berlangsung sesuai dengan rencana.[6]

      Harold Koontz dan Cyril O’Donel dalam buku Principles of Management, menetapkan prinsip-prinsip pengawasan agar supaya pengawasan itu berjalan efektif sebagai berikut :

1.    Prinsip tercapainya tujuan

2.    Prinsip effesiensi pengawasan

            Prinsip ini adalah prinsip yang dapat menghindarkan penyimpangan-penyimpangan dari pada planning, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.[7]

      3.   Prinsip tanggung jawab pengawasan

            Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila menajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan perencanaan.

4.    Prinsip pengawasan terhadap masa yang akan datang

5.    Prinsip pengawasan langsung

6.    Prinsip refleksi perencanaan

Pengawasan harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan dari pada planning

7.    Prinsip penyesuaian dengan organisasi [8]

8.    Prinsip pendirian pengawasan

Pengawasan harus resmi denga kebutuhan manajer teknik control harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi dari pada setiap manajer.

9.    Prinsip standar

10.  Prinsip pengawasan terhadap point sterategis [9]

11.  Prinsip kekecualian

12.  Prinsip peninjauan kembali

 Sistem pengawasan harus ditinjau secara berkali-kali agar supaya  system yang dipergunakan berguna untuk mencapai tujuan.

13. Prinsip tindakan [10]

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan untuk setiap organisasi faktor-faktor itu adalah :

1.    Perubahan lingkungan organisasi

2.    Peningkatan kompleksitas organisasi

3.    Kesalahan

4.    Kebutuhan manajer untuk mendeglegasikan wewenang [11]

Ciri-ciri pengawasan

Sistem pengawasan harus memiliki kriteria tertentu. Kriteria utama adalah bahwa system pengawasan seharusnya.

1. Akurat

Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari system pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah.

2. Tepat waktu

Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.[12]

3. Fleksibel

Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.[13]

2.3  Jenis-Jenis Pengawasan

Ada 3 jenis dasar pengawasan, yaitu :

1. Pengawasan pendahuluan

Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan–penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

Pengawasan akan efektif bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam berbisnis atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.[14]

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan

Pengawasan, sering disebut pengawasan yang tidak screening control atau berhenti-henti, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi. Sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.[15]

3. Pengawasan umpan balik

Pengawasan umpan balik merupakan pengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.[16]

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen pengawasan pendahuluan dan concurrent control yang cukup mamadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi tetap mencapai tujuan.[17]

Pengawasan didasarkan pada penggolongan siapa yang mengadakan pengawasan, yaitu :

1. Pengawasan ekstern

Secara harfiah, pengawasan ekstern adalah pengawasan dari luar. Dalam pengawasan ekstern, subyek pengawasan yaitu si pengawas, berada diluar susunan organisasi objek yang diawasi.[18]

Pengawasan ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal. Pengawasan formal adalah pengawasan yang dilakukan oleh instansi resmi dan pengawasan informal adalah penilian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung misalnya melalui media cetak elektronik.[19]

b    Pengawasan intern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan pada atasan terhadap bawahannya.[20]

Jenis-jenis Pengawasan di lingkungan pemerintah :

1. Pengawasan melekat

Salah satu yang ditonjolkan dalam pembahasan ini adalah bahwa efektifitas manajerial yang menduduki jabatan seorang pemimpin tanpa mempersoalkan tingkat dalam jajaran kepemimpinan, sangat tergantung pada kemampuannya melakukan pengawasan melekat disamping kemampuannya menyelenggarakan berbagai fungsi organik menajerial.

Pengawasan melekat itu sendiri ialah yang berhubungan dengan hakikatnya, ciri-ciri dan sebagainya.[21]

2. Pengawasan fungsional

Pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang terdadap dalam suatu instansi tertentu, tetapi juga dilakukan oleh aparat pengawasan yang berada di luar instansi.[22]

3. Pengawasan oleh lembaga konstitusional

Dalam system administrasi Negara Republik Indonesia terdapat dua lembaga konstitusional yang bersifat politis :

1. Badan pemeriksa keuangan yang bertanggung jawab atas pemeriksaan seluruh keuangan Negara yang dikelola oleh semua aparat yang terdapat dalam lingkungan RI dari segi teori manajemen badan ini melakukan kegiatan pengawasan fungsional yang berada diluar jajaran aparator pemerintah tetapi masih dalam lingkungan administrasi RI.
2. Dewan perwakilan rakyat salah satu tugasnya adalah melakukan pengawasan yang bersifat politis. Sebagai kegiatan pengawasan ialah untuk lebih menjamin bahwa apa yang dilakukan oleh pemerintah benar-benar merupakan realisasi dari apa yang telah direncanakan untuk dilakukan.[23]

4. Pengawasan sosial

Salah satu bentuknya ialah dengan turut serta mengamati pelaksanaan kegiatan tugas-tugas umum pemerintah seperti dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat dan berbagai kegiatan pengaturan dan juga penyelenggaraan kegiatan-kegiatan dalam segala segi kehidupan Negara.[24]

Tahap-tahap dalam proses pengawasan :

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit 5 tahap, tahap-tahapnya adalah :

1. Pendapat standar

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk menilai hasil-hasil. Bentuk standar lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market share), marjin keuntungan dan keselamatan kerja.[25]

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap ke-2 dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. Pengawasan pelaksanaan kegiatan

Ada beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :

a.    Pengamatan (observasi)

b.    Laporan-Laporan

c.    Metode-Metode otomatis

d.    Inspeksi, pengujian dam dengan sample.[26]

4. Pembandingan pelaksanaan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah membandingkan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukan perlu tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau kedua-duanya dilakukan bersamaan.[27]

2.4 Menetapkan Alat Pengukur (Standar)

Bila kita mau mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan bawahan, kita harus mempunyai alat penilai alat pengukur standar. Alat penilai atau alat pengukur nilai (kuantitas dan kualitas). Alat penilai itu harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum bawahan melaksanakan pekerjaannya (tugas-tugasnya) dan bawahan harus mengetahui benar alat penilai (standar) yang dipergunakan atasannya untuk menilai pekerjaannya.

Dalam garis besar, jenis-jenis standar itu dapat kita golongkan ke dalam tiga golongan besar yaitu :

1.    Standar dalam bentuk fisik ( physical standart )

Adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang.

a.    Kuantitas hasil produksi

b.    Kualitas hasil produksi

c.    Waktu

2.    Standar dalam bentuk uang

Adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang.

a. Standar biaya

b. Standar penghasilan

2.5 Mengadakan Tindakan Perbaikan (Corrective Action)

Untuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan, maka pertama-tama haruslah dianalisa apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu. Harus diketahui lebih dahulu yang menyebabkan terjadinya perbedaan.

Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan diatas. Penyimpangan itu mungkin terjadi karena satu atau beberapa sebab sebagai berikut :

1. Kekurangan faktor produksi, sehingga pengiriman barang-barang yang dipesan pelanggan terlambat.
2. Tidak cakap pimpinan penjualan untuk mengorganisir human resources dan natural resources lainnya dalam lingkukangannya.
3. Sikap-sikap pegawai dibagian penjualan menjadi apatis.[28]

Pengawasan pada tingkat karyawan produksi pada Perusahaan

Agar produksi memuaskan dan encapai terget seta tujuan perl adanya pengawasan dalam karyawan tingkat produksi yang sangat bersentuha langsung denga jalan nya suatu perusahaan, kare pada tingkat ini sebuah perusahaan dapat dikatakan baik dan memenuhi standar dengan menggunakan pengawasan yang efisien:

1. Pengawasan pada tingkat mutu

Yang dapat di lakukan oleh karyawan tingkat produksi yaitu yang di dalamnya mencakup pemilihan bahan yang berkualitas, komposisi yang digunakan, kebersihan.

2. Pengawasan pada tingkat karyawan dalam disiplin kerja.

Karyawan diharuskan menggunakan perlengkapan kerja yang sesuai dengan peraturan perusahaan. Karyawan di harapkan disiplin dalam waktu bekerja agar memenuhi target sebaik mungkin

3. Standar penggunaan bahan kimia

Komposisi terhadap barang kimia yang digunakan disesuaikan dengan bahan olahan yang akan di buat, sesuai dengan aturan yang diberlakukan dalam penggunaan bahan kimia

4. Pencantuman kadarluarsa

Bagi bahan olahan yang sudah jadi dicantumkan tanggal, bulan, serta tahun kadarluarsanya.

5. pengawasan ulang

Dilakukan untuk dapat melihat kembali produksi yang telah dilakukan agar sewaktu terjadi kekurangan/ ketidaklayakan pada produk yang sudah jadi segera mendapat tindakan yaitu mengganti dengan produk yang baru.

BAB III

PENUTUP

        Kesimpulan

Dari makalah kami tersebut dapat di tarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah suatu kegiatan menilai yang di lakukan manajer kepada bawahannya terhadap suatu proyek yang telah di rencankan dan di setujui sejak awal untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Pengawasan dilakukan apabila telah terjadi penyimpangan terhadap rencana kerja yag telah di buat yang bertujuan untuk melakukan penilaian, pengkoreksian/ perbaikan, serta meluruskan rencana yang sudah menyimpang dari rencana kera yang telah di buat.

Pengawasan efektif mempunyai kriteria-kriteria khusus yang meliputi keakuratan informasi tentang pegawasan terhadap pelaksanaan kegiatan, lalu pengawasan yang efektif harus mendapatkan informasi yang tepat waktu jika perbaikan di lakukan dengan segera, serta kriteria yang terakhir yaitu fleksibel yang memberikan tanggapan terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

---

[1] Hani Handoko, manejemen, Yogyakarta: BPFE, 1998, hlm 359

[2] Ibid, hlm 360-361

[3] Sondang P. Siagian, Fungsi-Fungsi manajerial, Jakarta: Bumi Aksara, 2005, hlm 125

[4] Ibid, hlm 130

[5] Sukarno, Dasar-Dasar Manajemen, Bandung: Mandar Maju, 1992, hlm 110

[6] Winardi, Asas-Asas Manajemen, Bandung: PT Alumni, 2006, hlm 396

[7] Op Cit, hlm 112

[8] Ibid, hlm 113

[9] Ibid, hlm 114

[10] Ibid, hlm 115

[11] Hani Handoko, Log Cit, hlm 366

[12] Ibid, hlm 373

[13] Ibid, hlm 374

[14] Ibid, hlm 361

[15] Ibid, hlm 362

[16] Ibid, hlm 362

[17] Ibid, hlm 363

[18] Rahmad, Manajemen Suatu Pengantar, Bandung: CV. Remadja Karya, 1986, hlm 61

[19] Melayu Hasibuan, Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah, Jakarta: Bumi Aksara, 2006, hlm 248

[20] Op Cit, hlm 62

[21] Sondong P Siagian, Log Cit, hlm 17

[22] Ibid, hlm 148

[23] Ibid, hlm 150

[24] Ibid, hlm 151

[25] Hani Handoko, Log Cit, hlm 363

[26] Ibid, hlm 364-365

[27] Ibid, hlm 365

[28] http://www.scribd.com/doc/24012036/VIII-Pengawasan-Dan-Pengambilan-Keputusan